Villkor mötesbokning online

Läs om vilka boknings-, avboknings- och användarvillkor samt om vilka sekretessregler som gäller för dig som kund vid direktbokning av mötes- och konferensrum online.

En mötes- eller konferensbokning är när lokaler görs tillgängliga, med eller utan mat och dryck, för möten, konferenser eller liknande bokningar. Kunden är den person - juridiskt eller fysiskt - som är skyldig att betala för evenemanget. Leverantören är hotellet som levererar mötesfaciliteter samt mat och dryck.

Alla angivna priser anges i lokal valuta inklusive moms.

Beställningen är bindande när kunden har fått ett bekräftelsemail till den angivna e-postadressen.

Om bokningen görs mer än 72 timmar före ankomst finns det en 4 timmars ångerrätt från det att bokningen är gjord utan avbokningsavgifter.

Ändringar i en bokning måste göras direkt till hotellet. (Se § 12)

Betalning sker med kreditkort i samband med bokningen eller på hotellet. Beställaren ansvarar för alla kostnader som är relaterade till bokningen. Ansökan om kredit och faktura måste skickas skriftligen till hotellet. När du ansöker om kredit kan en kreditkontroll och förskottsbetalning/deposition förväntas. Minsta fakturavärde är 5000 SEK.

Fakturavillkor följer hotellets allmänna villkor. Bokaren är ansvarig för alla eventuella obetalda kostnader som uppkommit under vistelsen vid avresa inkluderat deltagares ej avräknade notor.

I händelse av att ändringar i bokningen resulterar i återbetalning av det debiterade eller förskottsfakturerade beloppet kommer en återbetalning att göras i enlighet med den ursprungliga betalningsmetoden och adressen.

Hotellets mötesrum och lokaler är tillgängliga för kunden i enlighet med det som anges i bokningsbekräftelsen.

Om evenemanget går utöver den överenskomna tiden debiteras kund enligt aktuella priser.

Kunden är skyldig att använda lokalerna på ett sätt som inte stör andra gäster eller tredje parter.

Kunden är skyldig att följa hotellets instruktioner när det gäller användningen av lokalerna. Lokalerna får inte användas för aktiviteter som strider mot Nordic Choice Code of Conduct, tillämpliga lagar och regler, eller på något sätt som på annat sätt skadar vår egendom eller vårt rykte. Kunden är ansvarig för skador som de eller deras deltagare orsakar hotellet (inklusive städning utöver vad som är normalt) på grund av sin oaktsamhet. Om inte annat skriftligen överenskommits får lokalerna endast användas för det ändamål som meddelats oss i samband med bokningen. Skulle det, efter att bokningen har bekräftats, bli känt att klienten har lämnat felaktig eller vilseledande information om händelsen och händelsen strider mot våra värderingar, har hotellet rätt att avbryta/avboka arrangemanget, medan kunden förblir ansvarig att betala de kostnader som hotellet har haft på grund av bokningen.

För förvaring/förvaring av värdesaker/annat, se hotellets regler.

Kunden ansvarar för eventuella skador som deltagarna orsakar hotellet. Kundens skyldigheter, inklusive betalningsskyldigheten vid avbokningar, gäller oavsett underliggande tvister med kundens kund eller om kundens kund inte fullgör sina skyldigheter gentemot kunden.

Det är inte tillåtet att ta med egen mat och dryck. All mat och dryck skall köpas via hotellet.

Det är tillåtet att använda bilder och text från hotellets webbplats för marknadsföringsändamål om hotellet har gett skriftligt tillstånd för detta och det görs i enlighet med användarvillkoren gällande webbplatser och app för Strawberry.

Alla priser anges i lokal valuta inklusive moms. Priserna i avtalet inkluderar ej provision, detta avser även tredje part (agent eller mellanhand).

Hotellet förbehåller sig rätten att justera priserna i händelse av förändringar i mervärdesskatt och andra skatter/avgifter, eller i händelse av force majeure utanför hotellets kontroll. Hotellet måste informera kund om eventuella prisökningar så snart som möjligt.

I händelse av strejk, lockout, brand, explosion, krig eller liknande krigsförhållanden, pandemi/epidemi, betydande begränsningar av leveranser eller andra omständigheter som ligger utanför hotellets kontroll kan hotellet säga upp avtalet utan skyldighet att betala ersättning.

Om det, efter bekräftad bokning, framkommer att beställaren har lämnat felaktiga eller vilseledande uppgifter avseende slutkund och/eller syfte med eventet och hotellet bedömer att eventet står i strid med värdegrunderna för Strawberry, har hotellet rätt att avboka eller avbryta eventet. Beställaren har då bibehållet betalningsansvar för de kostnader som har uppstått för hotellet. Återbetalning eller debitering för avbokning sker i enlighet med gällande Avbeställningsregler för både direktbetalande kund och för kund som valt att betala på hotellet.

Allmän avbokningsfrist för grupper från 1 - 50 pers gäller enligt nedanstående lista.

• 31 dagar eller mer före ankomst: 100% kan avbokas kostnadsfritt.
• 30 -14 dagar före ankomst: 80% av återstående arrangemang debiteras.
• 13 dagar eller mindre före ankomst: 100% av återstående arrangemang debiteras.

För grupper med 25 personer och fler kan varje hotell kräva separata avbokningsvillkor.

Grunden för avbokningsavgiften är värdet på kontraktet (bokningen) och tillägg som gjorts före ändring/avbokning. Vid ändring/avbokning av externt inhyrda tjänster/produkter gäller den enskilda leverantörens regler för annullering/reduktion.

Skriftlig bekräftelse på att bokningen har annullerats/ändrats och information om eventuella avgifter eller skickas till kundens e-post.

Vid avbokning av externt inhyrda tjänster och produkter som gjorts i direktkontakt med hotellet gäller separata avbokningsregler.

Ändringar av bokade evenemang måste göras direkt med hotellet. Definitionen av en ändring är: att ändra datum, deltagare, möblering, mat och dryck etc. tillsammans eller separat. Varje ändring kan innebära en prisändring.

Bokningen kan reduceras till en viss procentsats beroende på det totala värdet och till tabellen nedan. Med färre deltagare beräknas kostnadsminskningen utifrån de delar av evenemanget som anges i pris per person i beställningen.

Allmänna villkor för ändring av grupper från 1 - 50 pers gäller enligt listan nedan:

• Mer än 30 dagar före ankomst: 100% kan avbokas kostnadsfritt.
• 30 -14 dagar före ankomst: 15% av återstående arrangemang kan avbokas kostnadsfritt.
• 13 – 3 dagar före ankomst: 5% av återstående arrangemang kan avbokas kostnadsfritt.
• Mindre än 3 dagar före ankomst: Debiteras 100% av bokningen.

För grupper om 25 personer och fler kan varje hotell kräva separata avbokningsvillkor.

Hotellet förbehåller sig rätten att byta till ett lämpligare mötesrum om antalet deltagare ändras jämfört med den ursprungliga bokningen. Hotellet förbehåller sig också rätten att byta till ett liknande eller bättre rum om det behövs.

Hotellet förbehåller sig rätten att annullera en bokning om en del eller hela evenemanget/bokningen säljs vidare till en tredje part utan Hotellets medgivande. Sådan avbokning kommer inte att medföra någon skyldighet för hotellet att betala ersättning eller annat. Alla tvister som uppstår från detta avtal ska avgöras i enlighet med svensk lag. Om tvisten inte kan avgöras utanför domstol ska hotellets jurisdiktion tillämpas, såvida inte obligatoriska regler för konsumentavtal anger något annat.

Betalning för frukosten kommer att ske på restaurangen eller hotellet, där ditt medlems-id också kommer att begäras vid ankomst. Frukosten serveras mellan kl. 07:30 - 09:30 på din valda plats.

Du har möjlighet att avboka fram till kl. 08:00 samma dag utan att bli debiterad för frukosten. Om du avbokar efter kl. 08:00 förbehåller vi oss rätten att debitera dig för priset för en (1) frukost. Du kan avboka din reservation genom att gå till "Min sida" på Bookameetings hemsida.

Här hittar du utförlig information om Nordic Choice Hotels användarvillkor.

1.1 Nordic Choice Commercial Services AS ("Strawberry") hanterar köp av möten och konferenser online i samarbete med MeetingPackage. Vid köp av möten och konferenser online kan personuppgifter komma att överföras till MeetingPackage i syfte att möjliggöra bokning av tjänsterna i enlighet med villkoren. 1.2 Dessa villkor ("Användarvillkoren") gäller för allt ditt användande av webbplatsen. Genom att ha åtkomst till, besöka och använda webbplatsen bekräftar du ditt samtycke till de vid varje tillfälle gällande villkor för webbplatsen. 1.3 För användare som registrerar sig som medlem, gäller förutom användarvillkoren även medlemsvillkoren, som kan du läsa här. 1.4 För användare som registrerar en webbprofil gäller förutom användarvillkoren även Nordic Choice Hotels Villkor för registrering av webbprofil. 1.5 Användare förbinder sig även att inte kränka svensk lag vid användandet av webbplatsen.

2.1 För att förbättra din användning av denna webbplats kan Strawberry komma att göra ändringar. 2.2 Strawberry förbehåller sig rätten att, utan föregående upplysning, göra de förbättringar, förändringar, tillägg eller borttagande av information på webbplatsen som Strawberry anser nödvändiga. Vidare förbehåller sig Strawberry rätten att göra ändringar i dessa användarvillkor. Genom att du fortsätter att använda webbplatsen efter att sådana ändringar har publicerats godkänner du ändringarna.

3.1 Användare av webbplatsen för Strawberry kan skapa en webbprofil så att personuppgifter och intressen/behov kan tas fram vid ett senare tillfälle för att på så sätt förenkla beställningsprocessen och anpassa information och tjänster i enlighet med användarens profil. 3.2 Personuppgifter, intressen och speciella önskemål/behov kommer att, om du uppger dessa, att sparas tillsammans med eventuell bokningsinformation och köphistorik. Denna information kan användas av Strawberry för att anpassa webbtjänsten till kundens behov, eller för att anpassa din vistelse hos oss.

4.1 Allt innehåll på webbplatsen ägs, om inte annat anges, av Nordic Choice Commercial Services AB (Strawberry). 4.2 Webbplatsens innehåll är i alla avseenden skyddat av upphovsrätt, varumärkesrätt och andra immaterialrättsliga bestämmelser. Användare ges inte vid något tillfälle rätt att använda webbplatsens innehåll på annat sätt än i enlighet med användarvillkoren. 4.3 När inte annat anges kräver reproduktion, publicering, bearbetning, överföring, lagring eller annan användning av innehållet på webbplatsen och i appen Strawberry föregående skriftliga godkännande. Undantag görs för tillfällig lagring på dator eller utskrift för enskilt personligt bruk enligt upphovsrättslagen (1960:729). 4.4 Även användandet av varumärken och logotyper som förekommer på webbplatsen förutsätter Strawberry eller i förekommande fall annan berörd rättighetsinnehavares föregående skriftliga godkännande.

5.1 Webbplatsen för Strawberry kan innehålla hyperlänkar till webbsidor som ägs och tillhandahålls av tredje part. Användandet av sådana länkar innebär att du lämnar Strawberry sin webbplats. 5.2 Strawberry råder inte i något avseende över utformningen av, eller kan påverka innehållet på, webbsidor vilka tillhandahålls av tredje part. Följaktligen bär Strawberry inget ansvar för innehållet på sådana webbsidor. 5.3 Att Strawberry tillhandahåller sådana länkar innebär inte att Strawberry ställer sig bakom den information, produkt eller tjänst som erbjuds via en hyperlänk. 5.4 Eftersom Strawberry inte heller ansvarar för hantering och sekretess av din personliga information på dessa sidor rekommenderar Strawberry dig att läsa de villkor som är tillämpliga för användningen av webbplatsen och appen i fråga. Användningen av sidor tillhandahållna av tredje part sker uteslutande på användarens egen risk.

6.1 Strawberry lämnar inga garantier i fråga om webbplatsens funktion eller tillgänglighet. 6.2 Inte heller garanterar Strawberry att den information som är tillgänglig på webbplatsen och i appen är korrekt eller fullständig. Detta gäller information om såväl produkter, tjänster och erbjudanden som annan information som tillhandahålls på webbplatsen och i appen. 6.3 Således utesluts allt ansvar för såväl direkt som indirekt skada orsakad av webbplatsens och appens utnyttjande eller information som webbplatsen och appen tillhandahåller i den mån inte annat följer av tvingande lag.

7.1 Nordic Choice Commercial Services AB (Strawberry), samt våra samarbetsbolag kommer att använda den information du lämnar vid transaktioner på webbplatsen. Sådan information omfattas av kredit- och betalkortsuppgifter samt adresser för leverans och fakturor. 7.2 Nordic Choice Hotels (Strawberry) vidtar alla rimliga åtgärder för att skydda de uppgifter du lämnar på webbplatsen i samband med transaktioner. Nordic Choice Hotels garanterar dock inte säkerheten för de uppgifter du lämnar ut.

Läs även vår sekretesspolicy som du finner här.

Här hittar du utförlig information om vår sekretesspolicy.

Vi på Strawberry behandlar dina personuppgifter i olika sammanhang, exempelvis när du beställer tjänster av oss, övernattar på våra hotell, använder tjänster som vi levererar och i andra sammanhang. I vår sekretesspolicy hittar du mer information om hur vi behandlar personuppgifter. Nedan hittar du också kontaktinformation om du har frågor eller vill ha mer insyn i de uppgifter vi sparar.

Vi behandlar dina personuppgifter i enlighet med gällande svensk personuppgiftslag och EU:s dataskyddsförordning GDPR.

Vårt företag Nordic Choice Hospitality Group AS (Strawberry), org. nr. 990 465 339, Postboks 2424 Solli 0201 OSLO, tel. +46 771 666 700, e-post privacy@strawberry.no ansvarar för behandlingen av personuppgifter i våra centrala system för bokning, fakturering och hotelldrift. När du bokar, övernattar och betalar hos oss är det NCHG som är behandlingsansvarig.

Vårt företag Nordic Choice Commercial Services AS (NCCS), org. nr. 968 819 372, Postboks 2454 Solli 0201 OSLO, tlf. +46 771 666 700, e-post privacy@strawberry.no är behandlingsansvarig för våra webbsidor, för ditt konto på vår webbplats, för vår applikation (app) och för vårt bonusprogram. NCCS är också behandlingsansvarig för vår marknadsföring och utskick av e-post till våra kunder och kontakter samt annan digital marknadsföring.

Strawberry består av Comfort Hotel, Quality Hotel och Clarion Hotel plus en rad fristående hotell. Vissa av de fristående hotellen använder lokala system för bokning och fakturering. Dessa hotell har egna sekretesspolicyer och är själva behandlingsansvariga för bokningar och hotellvistelser.

I samband med dina bokningar eller bokningar som du gör åt andra behandlar vi de personuppgifter vi behöver för att kunna uppfylla avtalen om bokning och köp av tjänster. Detta är information som du har gett oss direkt eller som du har gett oss via en resebyrå eller en agent. Vi behandlar exempelvis uppgifter om din identitet, din kontaktinformation och din betalningsinformation. Vid vissa tillfällen sparar vi ditt passnummer. Dessutom behandlar vi andra uppgifter du kan ha gett oss och som är relevanta för din vistelse hos oss. Detta kan vara information om allergier eller speciella önskemål för din vistelse. Vi registrerar alla köp och beställningar du gör hos oss som exempelvis spa, restaurang, roomservice och liknande för att kunna leverera dessa tjänster och för att du ska kunna betala för dem.

Vi behandlar dessa uppgifter så länge det är nödvändigt för att uppfylla avtalet om bokning med dig och så länge aktuell lagstiftning eller myndigheter ålägger oss detta.

Våra hotell har kameraövervakning som är i drift dygnet runt och vi sparar information från alla nyckelkort som används på våra hotell. Syftet med kameraövervakning och passerkontroll är att förebygga, upptäcka och dokumentera brott och andra oönskade händelser. Inspelningar från kameraövervakning sparas och raderas automatiskt i enlighet med de regler som gäller i respektive land. Loggar från passerkontrollen raderas automatiskt efter 21 dagar. För att få tillgång till denna information behöver du kontakta Strawberry och styrka ditt krav som kommer att granskas.

Om du vill kan du skapa ett användarkonto på vår webbplats (webbprofil). Här kan du välja att registrera namn, adress, intressen och andra upplysningar för att förenkla senare beställningsprocesser. Dessa uppgifter samlas in från dig.

Uppgifterna du lämnar sparas tillsammans med bokningsdata och köphistorik. Vi använder dessa uppgifter till att anpassa webbplatser och appar efter dina behov och kommer även att använda uppgifterna för att anpassa din hotellvistelse hos oss. Orsaken till vår användning av uppgifterna är att uppfylla avtalet med dig.

Om du anmäler dig till vårt nyhetsbrev sparar vi och använder din e-postadress till att skicka dig nyheter och erbjudanden.

Vi kommer även att använda din e-postadress eller ditt telefonnummer till att skicka dig nyheter och erbjudanden inom reglerna för befintliga kundrelationer. Grunden till detta är marknadsföringslagstiftningen.

Vi kontaktar dig i sociala medier efter ditt samtycke eller inom befintlig kundrelation. För att använda sociala medier som kommunikationskanal måste vi lämna ut din e-postadress eller ditt telefonnummer till det aktuella sociala mediet. Vår orsak till detta är ditt godkännande eller legitima intresse.

Du kan när som helst dra tillbaka det godkännande du har gett oss. Detta gör du under "Mina sidor".

Du kan också reservera dig mot att få marknadsföring. Detta gör du genom att kontakta oss på e-postadress customerservice@strawberry.no.

Vi behandlar data som inkluderar personuppgifter för att felsöka och rätta fel, förbättra våra tjänster och tekniken vi använder och för att analysera användning och användarbeteende. Vidare behandlar vi personuppgifter för att verifiera din identitet, inklusive verifiera identitet i samband med din användning av våra digitala tjänster.

Vi anonymiserar data eller utarbetar statistik i den utsträckning vi kan, men vi behandlar även personuppgifter i utvecklings-, felsöknings-, statistik- och säkerhetssyfte.

För tävlingar eller andra aktiviteter som du kan delta i behandlar vi personuppgifter som namn och kontaktinformation när detta är nödvändigt, exempelvis för att registrera vilka som deltar och därefter dra en eller flera vinnare. Vi kommer i den utsträckning det är möjligt att informera konkret om detta när du deltar i tävlingar eller andra aktiviteter.

Om du kontaktar vår kundservice eller på annat sätt vänder dig till oss med frågor, behandlar vi personuppgifter du ger så långt det är nödvändigt för att besvara och logga din fråga. Vi för också en lista över vilka nyhetsbrev och erbjudanden vi skickar ut, och huruvida de öppnas. Orsaken till detta är legitima intressen eller för att uppfylla avtal med dig eller besvara dina frågor. De legitima intressena är att ha god kundservice och för att anpassa mängden nyhetsbrev som skickas.

Utöver behandling som vi har beskrivit i vår sekretesspolicy eller baserat på ditt samtycke, kommer vi vid något tillfälle behandla personuppgifter när gällande lagstiftning, inklusive personuppgiftslagen och GDPR, gällande myndighetsregler eller om en domstol ålägger oss eller tillåter oss detta.

Vi behandlar information om kontaktpersoner hos våra leverantörer, företagskunder, samarbetspartner, deltagare på våra arrangemang riktade mot näringslivet samt andra personer som uppträder inom näringslivet. Detta gör vi för att kunna arbeta effektivt, ingå och hantera kontrakt, rekrytera, driva vårt företag och utveckla vårt företag och vårt professionella nätverk. Dessa upplysningar består vanligtvis av namn, kontaktinformation, ställning, företag, kompetens, företagsmässiga intressen och deltagande i våra arrangemang för näringslivet eller tidigare visat intresse för oss och våra anställda.

Vi sparar sådan information så länge vi värderar att företaget och personerna är en av våra företagskontakter. Orsaken till detta är legitima intressen.

Vi lämnar inte ut dina personuppgifter till tredje part såvida du inte har samtyckt till detta, eller om gällande lagstiftning, inklusive personuppgiftslagen och GDPR, myndighetsregler eller domstol tillåter oss eller ålägger oss detta.

För ordningens skull informerar vi om att vår användning av databehandling för att behandla uppgifter på våra vägnar, inte räknas som utlämning.

För att försäkra att vi har korrekt information om dig kan vi jämföra dina uppgifter mot andra källor som telefonkatalog, folkbokföringsregister och liknande. Det kan ibland bli aktuellt att göra en kreditupplysning på våra kunder, vilket innebär inhämtning av kreditinformation från andra källor. Vi hämtar in demografiska uppgifter som ålder, kön och språk från andra källor. Vi inhämtar också information från våra samarbetspartners och från andra delar av koncernen när detta är lagligt och nödvändigt för leverans av tjänster och kommunikation till dig.

Du som person har fler rättigheter enligt personuppgiftsregelverket.

Du har rätt att kräva insyn, rättning eller radering av personuppgifter som vi behandlar om dig. Du har vidare rätt till att kräva begränsad behandling, rätt att opponera mot behandlingen och kräva rätt till dataportabilitet.

Här kan du begära information om hur vi behandlar dina personuppgifter. Om du har fler frågor är du välkommen att kontakta oss på epost: privacy@strawberry.no. Vi svarar på ditt meddelande så fort som möjligt och senast inom 30 dagar.

Vi kommer att be dig bekräfta din identitet eller uppge ytterligare information innan vi låter dig ta del av dina uppgifter. Detta gör vi för att försäkra oss om att vi bara ger tillgång till dina personuppgifter till dig - och inte till någon annan som utger sig för att var dig.

Vi har vårt eget dataskyddsombud i Strawberry. Dataskyddsombudet hanterar alla våra företag och alla personuppgifter vi behandlar i de länder vi har verksamhet i.

Dataskyddsombudet är vår kontaktpunkt för Datainspektionen.

Ombudet ger Strawberry, våra databehandlare och våra anställda råd och vägledning om behandling av personuppgifter och reglerna för detta. Ombudet jobbar med att kontrollera att vi följer reglerna för personuppgifter och våra interna riktlinjer.

Vårt ombud kan även hjälpa dig med att ta tillvara på dina rättigheter gentemot oss eller hjälpa dig att få svar på frågor om dina personuppgifter hos oss.

Du kan kontakta vårt dataskyddsombud på privacy@strawberry.no.

Om du anser att vår behandling av personuppgifter inte stämmer med det som beskrivs här eller att vi på annat sätt bryter mot personuppgiftslagen, kan du klaga till Datainspektionen eller tillsynsmyndigheten i det land som du bor på hotell i. Du hittar information om hur du kontaktar Datainspektionen på deras webbplats www.datainspektionen.se.

Vi använder flera databehandlare för att leverera våra tjänster till dig. Vår största databehandlare är vårt bokningssystem Cenium AS.

Eftersom vi är en del av Choice Hotels International, Inc. (CHI) använder vi samma bokningssystem som CHI. Detta innebär att personuppgifter om beställning av övernattning behandlas i USA och med CHI som vår databehandlare. Utelämnande av uppgifter till USA har grund i EU:s modellavtal för överföring från oss som behandlingsansvarig i Europa till databehandlare i USA.

Vi använder cookies för att förbättra användarupplevelsen på vår webbplats.

En cookie är en liten textfil som placeras på din enhet: mobil, dator eller surfplatta. Cookien känner igen vilken typ av innehåll som du letat efter och vilka sidor du har besökt på vår webbplats. Information som sparas med hjälp av en cookie kan vara hur du använder vår webbplats, vilken typ av webbläsare du använder och vilka sidor du har besökt.

En permanent cookie ligger kvar på din dator under en bestämd tid. En sessionscookie lagras tillfälligt i minnet medan du är inne på vår webbplats. Sessionscookien försvinner när du stänger din webbläsare. Vi använder både permanenta cookies och sessionscookies. Strawberry kan också komma att använda tredjepartscookies.

Om du inte vill att vår webbplats placerar cookies i din dator kan du avaktivera cookies i din webbläsare. Om du avaktiverar cookies kommer funktionaliteten på vår webbplats att begränsas.

Vi jobbar kontinuerligt med utveckling och förbättring av våra tjänster inför våra kunder. Detta kan ändra sättet eller omfånget av vår behandling av personuppgifter. Informationen vi ger genom denna sekretesspolicy kommer därför att justeras och uppdateras med ojämna mellanrum. Vi kommer dessutom att ändra sekretesspolicyn när nya regler eller myndighetspraxis gör detta nödvändigt.